Tem sido comum a previsão, em cláusulas de contratos em geral ou de acordos de processamento de dados, de um dever de eliminação dos dados pessoais após um certo período de tempo durante o qual o seu tratamento se faz necessário.

Esse tipo de arranjo negocial tem fundamento nos princípios da necessidade e da segurança, pelos quais o tratamento deve se limitar à estrita necessidade do agente, a quem compete adotar medidas para evitar o acesso indevido de terceiro aos dados pessoais. Assim, se o tratamento do dado já não é mais necessário, não haveria razão para mantê-lo armazenado, visto que isso geraria um risco (evitável) para o titular.

A manutenção do dado em arquivo para viabilizar o exercício regular de direitos

Uma questão costuma ser suscitada diante da previsão contratual do dever de eliminação dos dados: é que o uso deles pode ser necessário para viabilizar o adequado exercício de direitos, pelo agente de tratamento, em processo judicial, administrativo ou arbitral. É o caso da apresentação de defesa ou da produção de prova que tenha relação com os dados tratados, sendo certo que a eliminação impede o seu como subsídio.

Defende-se, assim, a possibilidade de manter os dados armazenados para a eventualidade de o seu uso ser necessário para o exercício regular de direitos em processo.

Nesse cenário, a prática que se tem consolidado é de possibilitar o armazenamento dos dados após o período necessário para o seu uso, limitado ao prazo previsto em lei para a prescrição das pretensões de um dos sujeitos do contrato em face da outra – visto que, após este, o uso para o exercício de direitos em processos já se tornaria irrelevante.

Esse prazo de prescrição é de no máximo 10 anos, razão por que está sedimentada, no mercado jurídico, uma recomendação no sentido de que o armazenamento de dados não deve se manter após decorridos 10 anos do término do período durante o qual o seu efetivo uso se fez necessário.

Uma orientação diferente sobre o assunto

Arrisco-me a contrariar essa orientação dominante no mercado jurídico. Penso que a lei, ao autorizar o tratamento de dados pessoais (gênero do qual o armazenamento é espécie) para viabilizar o exercício regular de direitos em processo judicial, administrativo ou arbitral, acabou por permitir, também, um armazenamento dos dados por tempo indeterminado.

É que o prazo de prescrição limita o tempo para que o processo seja iniciado… Mas a intimação do réu para apresentar defesa pode acontecer meses (o que é mais comum) ou até anos depois (quando há intercorrências no processo que levam a esse fenômeno). Assim, uma vez eliminados os dados após 10 anos, o seu uso para subsidiar a defesa ou a produção de provas fica prejudicado.

Defendo, assim, que o armazenamento (e atenção, apenas o armazenamento e não outros usos/tratamentos dos dados pessoais) deve ser autorizado mesmo após o transcurso do prazo prescricional, com vistas a assegurar segurança jurídica e garantir o pleno exercício do contraditório em processos judiciais, administrativos ou arbitrais.

Na minha prática profissional, tenho costumeiramente sustentado essa posição na revisão de cláusulas que, acriticamente, preveem o dever de eliminação dos dados, ainda que após o prazo de prescrição das pretensões associadas ao seu uso original.