Ao longo da vida das sociedades anônimas, serão realizados diversos atos e comunicados que exigem a observância de um regime de publicidade essencial para o funcionamento regular. Isso inclui convocações de assembleias gerais, a divulgação das respectivas atas de deliberação e a apresentação das demonstrações financeiras. 

Os atos societários desempenham papel crucial na materialização das deliberações e direcionamentos que permeiam a dinâmica da sociedade. Estes atos constituem instrumentos formais que encapsulam uma gama de decisões e procedimentos, os quais delineiam a estrutura, as operações e as relações internas de uma companhia. Dessa forma, tornam-se elementos fundamentais para a definição e consolidação do arcabouço organizacional, proporcionando cla

Como regra, deve-se proceder com o arquivamento na Junta Comercial de todas as modificações nos atos societários com mudanças estatutárias, deliberações sobre aumento ou redução do social, realização de assembleias gerais, dissolução e liquidação, entre outros.  

Nos quatro meses imediatamente seguintes ao término do exercício social, deve ocorrer a Assembleia Geral Ordinária (AGO), que tem realização anualmente imposta com o objetivo principal de submeter as contas dos administradores à aprovação dos acionistas, deliberar sobre a destinação do lucro líquido do exercício e a distribuição de dividendos, eleger os administradores e os membros do conselho fiscal, quando for o caso, e aprovar a correção da expressão monetária do capital social. 

Assim, a ata resultante das discussões e decisões tomadas na AGO será arquivada na Junta Comercial da sede da companhia, cumprindo um procedimento formal que confere autenticidade e transparência ao processo deliberativo e aos resultados alcançados nesse encontro anual.  

No que tange às Assembleias Gerais Extraordinárias (AGE), será convocada para debater e deliberar sobre todos os outros temas que não sejam de atribuição das AGO, sendo que a obrigatoriedade de registro em ata se restringe às situações legalmente estipuladas, quais sejam matérias ensejadoras do exercício do direito de recesso pelos acionistas, emissão de debêntures, reforma do estatuto, redução do capital social, aprovação das contas do liquidante, aprovação das operações de incorporação, fusão, cisão e transformação. 

Para poderem produzir efeito perante terceiros, as atas das reuniões do Conselho de Administração também devem ser arquivadas na Junta Comercial da sede da companhia. E, facultativamente, mediante análise do interesse e conveniência do caso, para conferir maior formalidade aos documentos societários e transparência para as decisões tomadas no âmbito do Conselho.

PUBLICAÇÃO DAS DEMONSTRAÇÕES FINANCEIRAS

Ao fim de cada exercício social, a diretoria fará elaborar, com base na escrituração mercantil da companhia, as demonstrações financeiras, que deverão exprimir com clareza a situação do patrimônio da companhia e as mutações ocorridas no exercício social. 

As demonstrações financeiras devem ser publicadas em jornais de grande circulação de forma resumida, contendo, no mínimo, em comparação com os dados do exercício social anterior, informações ou valores globais relativos a cada grupo e a respectiva classificação de contas ou registros, assim como extratos das informações relevantes contempladas nas notas explicativas e nos pareceres dos auditores independentes e do conselho fiscal, se houver.  

No caso das companhias enquadradas como pequenas sociedades anônimas, isto é, companhias de capital fechado com receita bruta anual de até R$ 78.000.000,00, é adotado o regime especial da publicidade legal, podendo realizar as publicações de forma eletrônica.